Inhaltsverzeichnis
Erste Schritte
1. EORI-Nummer anmelden
Wenn Sie Güter in das VK oder aus dem VK befördern, benötigen Sie eine VK-EORI-Nummer – sofern Sie eine solche Nummer noch nicht besitzen, können Sie diese hier anmelden. Sofern Ihr Unternehmen auch eine Einfuhranmeldung beim Import in die EU erstellen muss, benötigen Sie zusätzlich eine EU-EORI-Nummer, die Sie von der Zollbehörde des EU-Landes erhalten, in dem Sie Ihre erste Zolldeklaration einreichen. Sie müssen sich nur jeweils einmal anmelden.
2. Verantwortlichkeit für Import- und Exportanmeldungen
Bestimmen Sie, ob Sie Import- und/oder Exportanmeldungen selbst an jede Zollbehörde aushändigen oder ob dies ein Spediteur oder Zollagent für Sie übernimmt. Sie müssen sich mit Ihren Lieferkettenpartnern darüber abstimmen, wer für die relevante Deklarationsdokumentation verantwortlich zeichnet.
3. Bei P&O Ferries buchen
Nehmen Sie Ihre erste Buchung wie gewohnt vor. Bitte informieren Sie uns, wenn Sie:
- ein leeres Fahrzeug verschiffen
- eine vollständige Zolldeklaration beabsichtigen
- Güter gemäß „Common Transit Convention“ befördern möchten
Je nach Güterart müssen Sie eventuell zusätzliche Informationen zu Buchung, Ladung und Gütern angeben. Wenn Sie Ihre Buchung online oder per FBO vorgenommen haben, müssen Sie diese Angaben auch über das P&O-Ferries-Frachtportal übermitteln. In unserer Portalanleitung, die Sie hier, finden, gibt es auch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen erläutert, welche Angaben bei leeren Containern erforderlich sind.
Wenn Sie eine EDI-Buchung vorgenommen haben, werden die entsprechenden Angaben automatisch zum zuständigen P&O-Ferries-System übermittelt, ohne dass diese im P&O-Ferries-Frachtportal angegeben werden müssen.
Ergänzungen und Änderungen von „Multiple Load Lines“ (MLL, Freibordmarken) bei einer Buchung können Sie über die neueste EDI-Version oder über das P&O-Ferries-Frachtportal erledigen. Bitte beachten Sie, dass das Gewicht der Erstbuchung dem kumulativen Gewicht mehrerer Freibordmarken entsprechen muss und sämtliche Gefahrgüter nach wie vor über das zuständige „Freight Booking Office“ (FBO – Frachtbuchungsbüro) gebucht werden müssen.
Voraussetzungen vor der Reise
Zolldeklarationen voranmelden (Pre-lodge)
Sie müssen eine Exportanmeldung bei HMRC und eine Importanmeldung beim belgischen Zoll voranmelden. Dies können Sie auf direktem Wege oder über einen benannten Zollagenten in Ihrem Namen erledigen. Wenn Sie Güter im Rahmen der „Transit Convention“ befördern, benötigen Sie eine VK-Exportdeklaration und eine Transitdeklaration. Zusätzlich müssen Sie das Frachtbuchungsbüro (Freight Booking Office, FBO) darüber informieren, wo die Beförderung endet (Bestimmungszollstelle) und die MRN-Nummer angeben.
VK-Exportablauf
VK-Exportmeldungen müssen über HMRCs CHIEF-System hinterlegt werden. Jeder Eintrag erzeugt eine D-UCR (Unique Consignment Reference, eindeutige Frachtreferenz). Wenn Sie mehrere Frachten bei einer Beförderung (Sammelbeförderung) transportieren, muss dies in Form einer M-UCR (Multiple Consignment Reference, Multifrachtreferenz) in das System eingegeben werden, die mehrere D-UCR enthält.
Die M-UCR ermöglicht die Verarbeitung der gruppierten D-UCR zur Weiterbeförderung in einer Verbringung, statt diese einzeln abzusenden. P&O Ferries bittet Sie oder Ihren benannten Agenten dringend, diese Vorgehensweise bei Multifrachten einzuhalten, sofern dies möglich ist.
EXS-Deklarationen
Der vorübergehende Verzicht auf „Exit Summary Declarations“ (EXS) endete am 1.10.2021. Dies bedeutet, dass nun EXS bei VK-Exporten erforderlich ist, die im Rahmen eines Beförderungsvertrages transportiert werden, bei denen noch keine vollständige Zolldeklaration wie oben beschrieben erforderlich ist. Dies umfasst:
- Leere Einheiten (Fahrzeuge, Hebevorrichtungen, Anhänger), Rücksendeverpackungen, Stellagen, Paletten und dergleichen
- Verbringungen unter Transitvorgaben (die keine vollständige Zollanmeldung erfordern)
Es gibt zwei Möglichkeiten zum Einreichen Ihrer EXS-Erklärung:
MÖGLICHKEIT 1: P&Os ZOLLABFERTIGUNGSSERVICE
- Wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung der EXS-Deklaration in CHIEF benötigen, kann der P&O-Zollabfertigungsservice dies in Ihrem Namen für Sie erledigen. Diesen Service können Sie zum Festpreis von 10 €/8,60 £ in Anspruch nehmen. Zur Wahrnehmung dieses Services wenden Sie sich bitte per E-Mail an customs@poferries.com.
- Die Daten, die wir zum Ausstellen der EXS-Erklärung in CHIEF in Ihrem Namen benötigen, müssen Sie uns mindestens 24 Stunden vor Ankunft der Einheit am Hafen über eine Vorlage (auf Anfrage erhältlich) übermitteln. Die Einheit/das Fahrzeug darf erst nach Erstellung der EXS-Erklärung zum Terminal gebracht werden, damit keine zusätzlichen Abwicklungskosten anfallen
- Bei Ankunft am Terminal wird eine „Permission to Progress“ (P2P) ersucht, wenn die UCR vorliegt und gültig ist
MÖGLICHKEIT 2: SELBSTERSTELLUNG – D-UCR AN P&O ÜBERMITTELN
- Sie oder Ihr benannter Zollagent erstellen die EXS-Erklärung wie obig angegeben im HMRC-CHIEF-System – anschließend müssen Sie Ihre D-UCR an P&O übermitteln
- Sie können diese per EDI oder über das Frachtportal zur Buchung an P&O Ferries übermitteln, bevor die Einheit am Terminal eintrifft
- Bei Ankunft am Terminal wird eine „Permission to Progress“ (P2P) ersucht, wenn die UCR vorliegt und gültig ist
EXS-Erklärungen müssen an CHIEF übermittelt werden, bevor die Einheit am Terminal eintrifft. Dies ist zur Beibehaltung ungehinderter Abläufe und eines konstanten Verkehrs innerhalb unserer Terminals unerlässlich, beugt auch Unterbrechungen und Überlastungen vor. Aus diesem Grund kann der Einheit/dem Fahrzeug der Zugang zum Terminal verwehrt werden. Auch können zusätzliche Abwicklungskosten vom Hafenbetreiber erhoben werden, falls P&O nicht vor der Ankunft am Hafen in Kenntnis gesetzt wird.
Die nachstehende Abbildung erläutert, wie diese beiden Möglichkeiten Schritt für Schritt ausgeführt werden.
Importablauf für Belgien
Sie müssen dem belgischen Zoll zusätzliche Buchungsangaben sowie Angaben zur Sicherheit und Sicherung vorlegen. Dazu müssen Sie noch einmal das P&O-Ferries-Frachtportal aufrufen und dort die nötigen Angaben zusätzlich zu den bereits abgegebenen Details zur Ladung eingeben. Noch einmal: Diese Ausnahme gilt für Kunden, die über EDI buchen, da Angaben zu Sicherheit und Sicherung bereits an uns übermittelt wurden.
Bitte sorgen Sie auch dafür, dass sämtliche Zolldokumente von Ihnen oder Ihrem benannten Agent über das belgische Hafenlogistiksystem RX Seaport angezeigt werden. Wenn Sie dies bereits erledigt haben, melden Sie sich bitte bei RX Seaport an und machen sich mit dem Ablauf zum Güterimport nach Belgien vertraut.
Tier- und Pflanzenprodukte
Falls Ihr Lkw risikoreiche Tier- oder Pflanzenprodukte befördert, sollten Sie dafür sorgen, dass der Fahrer die nötigen Gesundheitszeugnisse mitführt. Weitere Informationen zum Importieren von tierischen und pflanzlichen Produkten nach Belgien nach dem Brexit finden Sie auf der Website der „Belgian Federal Agency for the Safety of the Food Chain“. Sofern eine physische Veterinäruntersuchung in Zeebrügge erforderlich ist, stimmen Sie bitte einen Termin mit der Grenzkontrollstelle ab – Kontaktdaten finden Sie hier.
VK-Zollangaben an P&O Ferries übermitteln
Nachdem die Deklarationen in CHIEF angenommen wurden, müssen Sie oder Ihr benannter Agent (der Anmelder) Details zu Ihren D-UCR oder M-UCR an P&O Ferries übermitteln, die in das VK-Hafenlogistiksystem Destin8 eingegeben werden. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:
Export-Selbstbenennung
Sie können die Export Self Nominate (ESN, Export-Selbstbenennung) zur Verwendung mit Destin8 unserem Service nutzen. Zur Beschleunigung der Verarbeitung Ihrer Frachten empfehlen wir dringend, die Deklarationen/Einträge direkt vorzunehmen. Damit Sie diese Funktionalität in Destin8 nutzen können, müssen Sie oder Ihr benannter Agent als Anmelder über einen „Destin8 Badge Code“ (Destin8-Kennzeichnungscode) verfügen. Sämtliche Halte- und Freigabemeldungen werden automatisch an Destin8-Kennzeicheninhaber gemeldet; dies bedeutet, dass Sie Informationen zu Ihrer Fracht in Echtzeit abrufen können. Dies umfasst auch erwartete/tatsächliche Ankunftszeiten, Frachtankunfts-/-verladestatus, Status der Zollabfertigung, Out-gated-/In-gated-Status und mehr.
Informationen zur Verwendung von Destin8 erhalten Sie über den MCP/Destin8 Customer Services Help Desk unter +44(0)1394 600205 oder per E-Mail an help@destin8.co.uk. Eine vollständige Kostenliste finden Sie auf der MCP-Website.
Informationen an P&O Ferries übermitteln
Sie oder Ihr benannter Agent (als Anmelder) übermitteln die DUCR/MUCR zur Verknüpfung mit dem Destin8-Bestandseintrag an P&O Ferries.
Dieser Schritt muss vor dem Buchungsannahmeschluss und vor Eintreffen Ihrer Einheit (begleitet oder unbegleitet) am Hafen erledigt werden. Der Annahmeschluss für Buchungsdaten und Übermittlung der Zolldetails/Zolldokumentation ist 12 Uhr am Tag der Abfahrt. Dies gewährleistet, dass sämtliche Informationen vorliegen und Ihr Fahrzeug/Ihre Einheit zur gebuchten Abfahrt verschifft wird, sobald die „Permission to Progress“ (P2P) autorisiert wurde.
Dies wirkt sich NICHT auf Ihre Eincheck-/Abladezeiten zum Export aus, sämtliche schiffsbezogenen Annahmeschlusszeiten bleiben unverändert.
Vor der Reise
Bitte sorgen Sie dafür, dass sämtliche relevanten Informationen von Ihnen oder Ihrem benannten Agenten an das P&O-Ferries-Zollportal, an P&O Ferries oder Destin8 direkt und wie oben beschrieben an RX Seaport übermittelt werden. Sorgen Sie bitte auch dafür, dass der Fahrer über eine Kopie der relevanten Dokumentation verfügt, zu der bei Bedarf auch Gesundheitszeugnisse zu Pflanzen/Tieren zählen.
Reisetag
Alle Fahrer müssen sämtliche laut vorherigem Vor-der-Reise-Abschnitt erforderlichen Dokumente mitführen. Bei Fahrern und Fracht ohne erforderliche Dokumentation sind Verzögerungen und Zugangsverweigerungen möglich.
Bei Ankunft am VK-Hafen
Fahrer sollten unser Standard-Checkin durchlaufen und sich (bei begleiteter Beförderung) vor dem Befahren des Schiffes in die Frachtspuren einreihen, oder (bei unbegleiteter Beförderung) den Anhänger an der angewiesenen Stelle platzieren.
Nachdem Destin8 von P&O Ferries gemeldet wurde, dass die Fracht den Hafen erreichte, wird CHIEF von Destin8 über die Ankunft benachrichtigt. Sofern sämtliche Deklarationen zum VK-Export korrekt hinterlegt wurden, erhalten Ihre Güter eine Berechtigung zum Fortsetzen der Beförderung, Ihr Anhänger kann nun also an Bord geladen werden.
Bei der Überfahrt
Bei Reiseantritt stellt P&O Ferries ein Importmanifest zusammen, das Informationen auf Frachtebene sowie Angaben zu Sicherheit und Sicherung enthält. Dies wird anschließend mit den Angaben abgeglichen, die zuvor an RX Seaport übermittelt wurden. Sofern sämtliche Deklarationen zum Import nach Belgien korrekt hinterlegt wurden, werden die Güter von den belgischen Behörden zur Beförderung nach Zeebrügge freigegeben.
Der Importeur oder Zollagent sollte sich mit dem belgischen PLDA-System (PaperLess Customs and Excise, papierlose Zollabfertigung) vertraut machen, nach Freigabe der Güter die MRM vom belgischen Zoll übernehmen und diese in RX Seaport e-Desk eingeben. Dadurch erhält P&O eine Aktualisierung, die uns darüber informiert, dass die Güter die Landestelle verlassen können. RX Seaport arbeitet gemeinsam mit dem belgischen Zoll an einer langfristigen Lösung, die diesen manuellen Schritt demnächst abstellt, die Freigabemeldung künftig automatisch von PLDA an RX Seaport und weiter an P&O erfolgt.
Ankunft in Zeebrügge
Sofern die Freigabe bei der Ankunft erfolgt, können begleitete Einheiten den Hafen verlassen, unbegleitete Einheiten werden vor der Abholung entladen. Sofern keine Freigabe erfolgt, durchlaufen sowohl begleitete als auch unbegleitete Einheiten das lokale Zwischenlagerungssystem und werden vorübergehend vom Zoll gehalten. Diese können erst abgeholt und aus dem Terminal in Zeebrügge verbracht werden, wenn die erforderlichen Zollerklärungen abgeschlossen wurden.
Bei Bedarf werden Gesundheitsuntersuchungen von Tieren und tierischen Produkten sowie Pflanzen und pflanzlichen Produkten vor dem Verlassen des Hafens durchgeführt.
Wenn Sie Unterstützung zum Import-/Exportstatus, zur Richtigkeit verknüpfter Daten oder zur Freigabe „gestrandeter“ Einheiten benötigen, wenden Sie sich bitte unter Manifest.Support.Zeebrugge@POferries.com. an uns. Unser Helpdesk ist montags bis freitags von 6 bis 22 Uhr, samstags von 6 bis 14 Uhr sowie sonntags von 8 bis 16 Uhr für Sie da.
